Etre adjointe administrative

On sait tous que les gestionnaires des grandes entreprises ont un horaire plus que chargé. Ils doivent parfois concilier des activités extraprofessionnelles, mais aussi, leur vie familiale. Cela explique pourquoi certaines adjointes à la haute direction touchent parfois, une rémunération supérieure à certains cadres intermédiaires. Ce sont de précieuses collaboratrices qui doivent détenir des compétences clés puisqu’elles contribuent fortement au succès de l’entreprise.

Il n’est pas donné à toutes d’aspirer à occuper ce type de fonction puisque bien souvent, l’adjointe de haute direction est en quelque sorte, le bras droit de la haute direction. Aussi est-il essentiel de disposer de certaines qualités jugées vitales.

Être un as de la coordination

Plusieurs gestionnaires ayant un agenda professionnel chargé, sont impliqués ou siègent au sein des conseils d’administration d’œuvres caritatives et organisations professionnelles ou encore, participent à des événements bénéfices. Gérer un tel type d’agenda requiert inévitablement, des compétences organisationnelles supérieures. De plus, maîtriser les techniques comptables de base (traitement des notes de frais, suivi budgétaire, création de rapports et compte rendus élaborés aidera grandement dans la réalisation de vos tâches et responsabilités.

Faire montre d’habilités interpersonnelles supérieures

Il peut arriver que vous ayez à représenter votre patron lors de son absence et même parfois, devoir parler en son nom avec d’autres gestionnaires, les médias, des politiciens ou des clients. Il faut donc savoir s’exprimer de manière professionnelle et posséder du tact et de l’entregent.

Être proactive

Le bras droit idéal doit être en mesure d’anticiper les projets et priorités à l’avance et faire des suivis de manière autonome et ce, avant même qu’on les demande. L’adjointe d’expérience sera en mesure d’informer son patron qu’elle a déjà mis en branle les projets récurrents, mais aussi, qu’elle s’apprête à souligner certains événements spéciaux : une retraite, un anniversaire.

Maîtriser les dernières technologies

Plusieurs jeunes patrons utilisent les dernières applications et sont à l’affût des dernières technologies. Vous devez donc, être vous aussi, à la page face à ces outils et posséder une certaine aisance à travailler avec ces outils.

Faire preuve de polyvalence

Il est courant que des tâches personnelles du patron s’ajoutent aux tâches professionnelles. On doit parfois réaliser l’optimisation du temps de son patron en effectuant quelques tâches connexes comme effectuer des commissions, fixer ses rendez-vous chez le médecin, voire ceux de ses enfants ou prendre rendez-vous pour lui, avec son conseiller financier, et même s’occuper du cadeau d’anniversaire de son épouse.

Être disponible

Un contretemps ou une urgence peut parfois se manifester et vous empêcher de terminer aux heures de bureau normales. Il est aussi, fort possible que vous deviez l’assister ponctuellement, pour régler des détails, en soirée ou même, en fin de semaine. Il faut aussi faire preuve de patience durant les périodes de disponibilité puisqu’il peut arriver que certaines données nécessaires à votre projet proviennent de l’extérieur de l’entreprise et qu’elles soient disponibles tardivement. Il faut alors être imaginative et faire avancer les sections du projet que vous pouvez faire seule, ou bien trouver autre chose de productif à faire. On peut même être appelée à travailler de la maison en soirée. Finalement l’adjointe de direction doit savoir faire preuve d’un peu de souplesse quant à son horaire de travail.